Cómo cobrar - Mejore su facturación en la construcción

Nos arriesgaremos a decir que el papeleo no es probablemente su tarea diaria favorita. Pero la facturación y la redacción de contratos de construcción son fundamentales para el buen funcionamiento de su empresa de construcción. Cuanto mejor perfeccione estas habilidades, más probabilidades tendrá de cobrar correctamente y a tiempo, lo que se traduce en un mayor flujo de caja para afrontar el siguiente gran trabajo.

Suena bien, ¿verdad? Veamos cómo puede mejorar su proceso de facturación de la construcción para que su negocio siga creciendo.

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¿Cuál es la facturación de la construcción más adecuada para usted?

No existe un formato establecido sobre cuándo o cómo puede facturar sus servicios. Tú y tus clientes debéis establecer cómo y cuándo facturaréis el proyecto de construcción en función de cómo funcione mejor para cada proyecto.

Las empresas constructoras utilizan tres grandes tipos de métodos de facturación para establecer los plazos de pago de un proyecto de construcción. Veamos las prácticas de facturación más habituales:

1) Facturación avanzada en la construcción

Con el método de facturación anticipada, el contratista general cotiza al cliente el coste total y el cliente paga la factura completa del proyecto antes de que empiece la construcción. El contratista obtiene la ventaja de tener todos los costes del proyecto cubiertos de antemano sin necesidad de pagar la factura, pero este método tiene algunos inconvenientes.

La facturación anticipada implica cierto riesgo, por lo que funciona mejor cuando existe una relación establecida y de confianza entre el propietario y el contratista general. Las cosas podrían torcerse para el propietario si el contratista se marcha habiendo hecho un trabajo deficiente o incompleto en el proyecto de construcción. A la inversa, si los costes del proyecto superan el precio ofertado, los contratistas generales pueden tener que absorber los costes adicionales, lo que podría mermar sus beneficios.

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2) Facturación de atrasos en la construcción

En el otro extremo del espectro, el propietario puede esperar a realizar los pagos hasta que el proyecto de construcción esté terminado. Este tipo de proceso de facturación de la construcción, conocido como facturación de atrasos, hace que el riesgo recaiga en la empresa contratista, que asume todo el coste del proyecto hasta el final. La facturación de atrasos puede mermar las reservas de tesorería, sobre todo si el propietario tarda en pagar la factura una vez finalizado el proyecto.

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3) Facturación progresiva en la construcción

La facturación progresiva, a menudo utilizada en proyectos de construcción más prolongados o complejos, establece un calendario de pagos específico según el cual factura el contratista. El calendario de pagos depende del grado de avance de las obras o de hitos predeterminados. El propietario sólo envía el pago final tras aprobar la finalización del proyecto.

La facturación progresiva permite a la empresa constructora mantener el flujo de caja durante un proyecto largo, pero evita que el propietario tenga que desembolsar dinero para todo el proyecto por adelantado. Antes de acordar la facturación progresiva, asegúrate de que el contrato de construcción incluye definiciones detalladas de cada fase del proyecto.

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Facturas que consiguen que le paguen

Ahora que ha decidido cuándo facturar a sus clientes, debe plantearse cómo lo hará. Facturar con facturas de construcción completas, detalladas, puntuales y profesionales puede marcar la diferencia en la rapidez con la que cobras.

Cuando diseñes tu proceso de facturación, recuerda que los clientes deben leer y entender tus facturas antes de estar dispuestos a enviarte ningún pago. Ya sabes cuánto papeleo pasa por la mesa de una oficina ajetreada. Las facturas de construcción tienen que dejar claro quién factura, para qué y cuándo hay que pagar para que el personal de la oficina les encuentre sentido y garantice un proceso de facturación fluido.

Una factura de construcción es también un documento comercial importante, por lo que todos los detalles pertinentes deben aparecer en un formato estándar. Si alguna vez surge una disputa, una gestión adecuada de las facturas puede servir como documentación que respalde tu versión de los hechos.

Estas son algunas de las mejores prácticas que debe tener en cuenta a la hora de crear sus facturas de construcción:

1. Incluya todos los detalles pertinentes sobre la empresa y el proyecto
2. Las facturas de tus proyectos son documentos comerciales y deben tener ese aspecto. Asigne un número a la factura para que tanto usted como su cliente puedan consultarla fácilmente, y escriba en ella la palabra "factura". Incluye los nombres, direcciones e información de contacto de la empresa remitente y receptora. Recuerda incluir siempre una fecha en la factura. Una fecha específica os recuerda a ti y a tu cliente cuándo enviaste la factura del proyecto y puede ser un elemento fundamental para hacer efectivo el pago más adelante.
3. Sea detallado, minucioso y correcto. Asegúrate de que tu empresa de construcción envía facturas profesionales.
4. No tendrás espacio para detallar cuántos tornillos has utilizado en el proyecto de tabiquería seca de un cliente, pero debes incluir una descripción completa de los servicios que has prestado para justificar la factura. El cliente debe poder consultar la factura y cotejarla con las órdenes de trabajo y otros documentos del proyecto para conciliar la documentación.
5. Definir plazos de pago cortos
6. Incluye en tus facturas una fecha de vencimiento del pago que sea razonable para el departamento de pagos de tu cliente. Los plazos de pago suelen ser demasiado largos en el sector de la construcción. Aun así, tus facturas pueden prescribir un plazo de pago de 30 días, incentivando los pagos más rápidos mediante un pequeño descuento y aplicando una penalización por demora.
7. Haga un seguimiento temprano y frecuente.
8. No tema convertirse en la rueda chirriante. Si ha enviado una factura a tiempo, pero el pago se ha retrasado, envíe un recordatorio de pago. Los departamentos de cuentas por pagar también dejan las cosas para más tarde y es posible que su factura se haya quedado en el fondo de la pila. Una nota rápida avisándoles de que el pago ha vencido puede incitarles a actuar.

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Pagar facturas debe ser fácil

Ahora que ha facturado a sus clientes con un calendario de pagos predeterminado y ha incluido todos los detalles pertinentes en un formato de factura estándar y fácil de leer, querrá eliminar cualquier barrera de pago que pueda quedar para sus clientes.

Minimice el riesgo de pérdida de facturas, sáltese el tiempo de demora que lleva crear y procesar los cheques, y simplifique sus recordatorios utilizando un procesador de pagos en línea.

Con Trusspuede facilitar el cobro a sus clientes y a su personal de la siguiente manera

• Envío de solicitudes de pago electrónico por correo electrónico directamente a su cliente
• Incluir un enlace en la factura de construcción que permita a los clientes pagarle directamente desde sus cuentas bancarias o tarjetas de crédito.
• Ofrezca a los clientes diferentes opciones de pago
• Seguimiento de los pagos para que sepa cuándo llegará el dinero a su cuenta
• Envío de recordatorios para fomentar el pago de las cuentas por cobrar vencidas.

¿Está listo para configurar su proceso de pago para que sus clientes le paguen lo más fácilmente posible? Empiece con Truss ¡ahora!