Después de implementar una solución financiera sólida y una plataforma de gestión de proyectos para su empresa de construcción, ya está todo listo para impulsar su empresa de construcción a nuevas cotas de éxito. Sin embargo, nos gustaría darle algunas recomendaciones sobre las cosas que debe tener en cuenta durante el despliegue de su plataforma de gestión de la construcción para maximizar los beneficios de sus nuevas soluciones de software.

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1. Comunique la necesidad a su equipo

Es esencial explicar claramente el "por qué" de la decisión y los beneficios potenciales que la implantación de un nuevo software de construcción aportará al lugar de trabajo. He aquí algunos pasos clave para transmitir eficazmente la necesidad de este cambio a sus equipos de construcción.

• Participación de los empleados: Implique a los empleados en el proceso de toma de decisiones. Esta implicación puede ayudar a fomentar un sentimiento de propiedad y compromiso en el proceso de transición.
• Comunicación transparente: La transparencia sobre las ineficiencias del sistema actual y la forma en que el nuevo software resolverá estos problemas puede ayudar a los empleados a comprender la necesidad del cambio.
• Abordar las preocupaciones: Reconozca y aborde cualquier preocupación o resistencia que los empleados puedan tener sobre el cambio. Discuta abiertamente los posibles retos y asegúreles que se tienen en cuenta sus preocupaciones.
• Formación y asistencia: La mayoría de las empresas de software formarán a la persona clave que vaya a manejar el sistema. Esa persona se convierte en el experto o "Campeón" y luego actúa como la persona a la que acudir en la empresa cuando sea necesario. Si prefiere formar a todo el personal implicado a la vez, tiene ambas opciones a su disposición.

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2. Asignar responsabilidades 

Establecer el equipo que participará en la formación y el despliegue del nuevo software de gestión de la construcción garantizará que el proceso de implantación esté bien organizado y sea eficaz. A continuación te explicamos cómo asignar responsabilidades de forma eficaz durante la implantación:

• Identifique a las principales partes interesadas: Determine las principales partes interesadas y los miembros del equipo que desempeñarán un papel crucial en el proceso de implantación. Puede tratarse de directores de proyectos de construcción, personal informático, jefes de departamento y usuarios finales que se verán afectados por el nuevo software.
• Asigne funciones claras: Defina claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo que participe en la implantación. Esto puede implicar la designación de personas que dirijan las sesiones de formación, supervisen la migración de datos, proporcionen asistencia técnica y actúen de enlace entre los distintos departamentos.
• Ajustar la estructura organizativa: Si es necesario, reestructure determinados equipos o procesos para alinearlos con las capacidades y requisitos del nuevo sistema.
• Canales de comunicación: Establecer canales de comunicación claros dentro del equipo asignado para garantizar que las responsabilidades se entienden claramente y que la información fluye sin problemas a través de la organización y los equipos de construcción.

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3. Configurar el sistema

A veces, los sistemas de software requieren ajustes para adaptarse a sus operaciones. Tanto si se trata de una integración con otro software utilizado en su empresa como del desarrollo de funciones personalizadas, habrá que dedicar tiempo a tener en cuenta cualquier configuración. 

A continuación se explica cómo configurar el sistema para obtener el máximo beneficio:

• Integración con el software existente: Evalúe la necesidad de integrar el nuevo software de gestión de la construcción con otras herramientas existentes utilizadas en su empresa. Esto puede incluir software financiero, herramientas de programación o plataformas de comunicación. Una integración perfecta puede agilizar los flujos de trabajo y la gestión de datos en diferentes sistemas.
• Desarrollo de funciones personalizadas: Identifique cualquier característica o funcionalidad de gestión específica que sea esencial para su empresa de construcción pero que no esté disponible en el paquete de software estándar. Dedique tiempo al desarrollo de funciones personalizadas para adaptar el software a sus necesidades específicas.
• Migración de datos: Planifique la migración de los datos existentes de sus sistemas anteriores a la nueva plataforma. Este proceso debe gestionarse cuidadosamente para garantizar que todos los datos relevantes se transfieren de forma precisa y segura.
• Pruebas y control de calidad: Dedique tiempo a realizar pruebas exhaustivas para garantizar que el sistema configurado funciona según lo previsto. Esto puede implicar pruebas de aceptación del usuario, pruebas de rendimiento y validación de las integraciones.

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4. Seguimiento de la eficacia y medición de los resultados

Con cualquier sistema, conviene medir el antes y el después de la implantación de las herramientas de gestión de proyectos. Observa aspectos como el aumento de la colaboración, la reducción de la repetición de tareas y el tiempo ahorrado a lo largo del año para asegurarte de que tu inversión está dando sus frutos. 

• Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI): Defina KPI específicos que se ajusten a los objetivos de implantación del nuevo software. 
• Evaluación de referencia: Realice una evaluación de referencia de los procesos y parámetros de rendimiento existentes antes de implantar el software. Esto proporcionará un punto de referencia para la comparación una vez que el nuevo sistema esté en su lugar.
• Informes y análisis periódicos: Implantar un sistema de informes y análisis periódicos de los KPI identificados. 
• Encuestas y comentarios de los usuarios: Recopile opiniones de empleados y usuarios finales sobre su experiencia con el nuevo software. 
• Mejora continua: Identificar las áreas en las que el software ha tenido un impacto positivo y las áreas en las que se necesita una mayor optimización para maximizar los beneficios.
• Evaluación del ROI: Evalúe el rendimiento de la inversión (ROI) del nuevo software comparando la inversión inicial con los beneficios tangibles y las eficiencias obtenidas con el tiempo.

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